10 beneficios de escanear documentos

Reducen la necesidad de espacio y almacenamiento, promueven la conservación y difusión de la información … Descubra lo que la digitalización de documentos tiene para ofrecer .

Muchos de nosotros todavía encontramos el cuadro de una vieja biblioteca con estantes repletos de libros idílicos. Sin embargo, este sistema de conservación y organización de la información tiene inconvenientes que pueden subsanarse mediante un procedimiento que se ha vuelto imprescindible en cualquier negocio o institución: digitalización de documentos. ¿Sabes cuáles son sus ventajas?

Falta de espacio, deterioro de los medios tradicionales – especialmente papel o cintas de audio y video – por agentes como humedad, polvo o ácaros; Dificultades para localizar un libro determinado… Cada una de estas situaciones es una constante para quienes trabajan en archivos o bibliotecas. Afortunadamente, digitalización ayuda a limitar estos problemas.

Además, es un proceso sencillo que no requiere una gran inversión tecnológica: es suficiente transferir un documento en formato tradicional (analógico) en un medio accesible desde una computadora o dispositivo móvil. El procedimiento más común es digitalizar documentos y transformarlos en información digitalizada, en forma de texto o imágenes, haciéndolos accesibles a cualquier particular, empresa o institución.

Aunque son muchas las ventajas que digitalización trae, queremos enfatizar lo siguiente. ¡Tomar nota!

  1. Asegura la preservación de la información de por vida, protegerlo de cualquier deterioro debido a factores ambientales y accidentes, o el uso y manejo de documentos.
  2. Reducen la necesidad de espacio de almacenamiento. ¿Quién nos iba a decir hace unos años que una tarjeta SD de 128 GB podría almacenar hasta 57.000 fotos digitales? Hágase la siguiente pregunta: ¿cuántos álbumes necesitaríamos para contener la misma cantidad en formato analógico que cabría en un tamaño de 7,6 cm? 2 pedazo de plástico?
  3. Se obtienen documentos fácilmente editables. Archivos obtenidos después digitalización El proceso se puede editar y almacenar en diferentes formatos, como .docx o .pdf.
  4. Permite restringir el acceso a la información. Gracias a digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a personas autorizadas, lo que aumenta el nivel de seguridad. Asimismo, también se pueden establecer diferentes grados de confidencialidad de los documentos, en función del perfil de cada usuario.
  5. … Y hacer consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificarse para editar o imprimir más copias impresas.
  6. Evite viajar. ¿Por qué trasladarse a un lugar determinado cuando la información está a un clic de distancia? Solo necesitas tener un ordenador, móvil o tableta a mano para ahorrar tiempo en búsquedas y transferencias.
  7. Facilita la distribución de contenido. Todos o parte de los documentos pueden ser enviados por Correo electrónico u otros sistemas de transmisión electrónica, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
  8. Acelera la creación de copias de seguridad de documentos. , evitando el deterioro de los originales, así como la posibilidad de robo o extravío por incendio, inundación o vandalismo.
  9. Se pueden imprimir en cualquier momento y la impresora , obteniendo así copias exactas del original.
  10. Mejorar la reputación de las empresas. La ausencia de papeles da una imagen más moderna de la empresa. También refuerza su compromiso con la conservación del medio ambiente, ayudando a limitar la tala de árboles.

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