6 CONSEJOS PARA DISEÑAR UNA AGENDA DE REUNIONES EFICAZ

Tuvimos que asistir a reuniones que no funcionaron de manera efectiva, por ejemplo, un gerente de reuniones que tartamudeó debido a la falta de preparación, discusiones sobre reuniones que salieron del centro de la conversación y reuniones que no resultaron en ninguna decisión. Estos problemas se deben a una mala agenda de reuniones.

Una agenda de reunión eficaz es una referencia importante para determinar qué se debe hacer al inicio y durante la reunión. La agenda de la reunión también ayuda a los miembros del equipo a prepararse, tomarse el tiempo, discutir los temas de discusión identificados y producir las decisiones necesarias. Por esta razón, necesitamos poder diseñar una agenda de reuniones efectiva para que la reunión se desarrolle de manera fluida y productiva. También podemos discutir los temas importantes que se necesitan y producir la decisión final correcta. Bueno, en esta ocasión vamos a discutir 6 consejos para diseñar una agenda de reuniones efectiva. Estos 6 consejos nos ayudarán a tener reuniones eficientes y productivas incluso si estamos en una reunión grande de más de 50 personas.

1. Obtenga consejos de los miembros del equipo.

Si queremos que todos los asistentes a la reunión participen, debemos asegurarnos de que la agenda de la reunión esté diseñada para satisfacer las necesidades de los miembros del equipo. Nunca está de más pedir consejo a los miembros del equipo sobre cosas que deben discutirse y discutirse en la reunión. Si decidimos no discutir este asunto, dé una razón clara a los miembros del equipo proponentes, para que no haya malentendidos que puedan hacer que el ambiente de la reunión sea inadecuado.

2. Determine los temas que afectan al equipo en su conjunto.

Todos tienen sus respectivos deberes y responsabilidades. Por supuesto, es recomendable dedicar parte del tiempo disponible. Es por ello que las reuniones que se realicen deben realizarse de manera eficiente y productiva. Una forma es asegurarse de que los temas tratados afecten al equipo en su conjunto, de modo que cada miembro sea visto de forma activa en las reuniones que se llevan a cabo.

3. Haga una lista de preguntas para que los participantes las respondan.

El siguiente consejo es hacer una lista de preguntas para que los participantes las respondan antes de la reunión. La pregunta tiene un poder enorme. Las preguntas pueden ayudar a los participantes a prepararse antes de asistir a una reunión. Las preguntas incitan a los participantes a buscar información y determinar sus propias opiniones. Entonces todos vienen a la reunión con sus respectivas ideas.

Por lo general, el tema de discusión en una reunión consiste solo en una combinación de palabras, por ejemplo, “reubicación del espacio de oficina”. Este tema hará que los participantes de la reunión pregunten: “¿Qué pasa con la reubicación de la oficina?” “. Los participantes no sabrán cómo pueden prepararse porque no hay claridad. Sin embargo, si presentamos el tema en forma de preguntas, los asistentes podrán determinar qué información se debe obtener antes de asistir a la reunión, como “¿necesitamos mudarnos de oficinas?” Si es así, ¿cómo podemos hacerlo? ¿Qué tipo de condiciones nos obligan a movernos en el espacio-tiempo? Cuando todos estén preparados con la información necesaria, la reunión será eficiente y la discusión no irá más allá del tema en discusión.

4. Indique el propósito de la reunión.

Asegúrese de indicar también el propósito de la reunión. ¿La reunión es solo para compartir información, recibir consejos y comentarios o tomar una decisión? Si los participantes de la reunión no tienen claro si deben simplemente escuchar, dar su opinión o incluso participar en la toma de decisiones, la reunión no se desarrollará de manera eficaz.

Imagínese si la reunión se llevara a cabo solo para escuchar los comentarios, mientras que los miembros del equipo que ingresaron tenían la esperanza de tomar una decisión. Por supuesto, esto causará problemas. Todos los participantes se sentirán frustrados. Por eso, es muy importante transmitir los objetivos del encuentro. Si la reunión se trata de tomar decisiones, establezca reglas para tomar decisiones. Si somos el líder de la reunión, entonces podemos transmitir esta regla al inicio de la reunión, por ejemplo diciendo “Si es posible, la toma de decisiones se basará en la mayor cantidad de votos”. Esto significa que necesitamos la participación de todos los participantes en la reunión. Los participantes de la reunión también emitirán sus votos. Por supuesto, obtendremos la decisión deseada.

5. Determine la cantidad de tiempo para discutir un tema.

Necesitamos determinar el tiempo necesario para discutir un tema de conversación. ¿Por qué? Primero, sabremos cuánto tiempo lleva realizar una reunión, para que todos puedan tomarse el tiempo y no sentirse perturbados por la reunión. En segundo lugar, cada participante de la reunión puede compartir sus aspiraciones con el tiempo disponible. Cuando se acabe el tiempo, podemos movernos para escuchar las opiniones de los demás. Esto hará que la reunión sea muy eficiente. Todos tienen la misma oportunidad de hablar sin tener que extender el tiempo de la reunión.

6. Determine el proceso a realizar.

Las reuniones se desarrollarán de manera eficiente y productiva si transmitimos el proceso necesario. El proceso nos ayuda a conocer los pasos necesarios para obtener el resultado final o tomar una decisión, para que todos tengan el mismo tiempo para procesar la información. Por ejemplo, organizamos una reunión para discutir los objetivos de ventas. Determine el proceso para gestionar la reunión. Digamos que los primeros 10 minutos se utilizarán para discutir los datos de los clientes que se guardan. Luego, 15 minutos más tarde, discuta el enfoque que se adoptó y las deficiencias que aún deben abordarse y los próximos 10 minutos se pueden usar para discutir nuevos enfoques que pueden atraer el interés de los clientes. Cuando tengamos un proceso claro, la reunión se desarrollará sin problemas. Cualquiera puede discutir las cosas en orden sin tener que ir y venir para discutir cosas del pasado. De esta forma no faltará nada.

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