aprender para qué sirve y cómo hacerlo – Notas Leer

El plan de cuentas es una de las principales herramientas de control económico y financiero de una organización. Es un conjunto de cuentas que representa actas (ingresos y gastos) estratégicamente y facilita dirección Financiera de su empresa.

Es un instrumento fundamental para la administración de la empresa y también en la preparación de los estados financieros. Siga leyendo para comprender mejor qué es el plan de cuentas, su importancia y cómo organizarlo.

¿Qué es un plan de cuentas?

El plan de cuentas es un documento que categoriza las cuentas de la organización. Todas las entradas y salidas están clasificadas y organizadas para representar los movimientos financieros, patrimoniales y económicos de la empresa.

Estos son los dos tipos de planes de cuentas más utilizados:

Catálogo de cuentas

El plan de cuentas debe elaborarse de acuerdo con las reglas de Ley n ° 6 404/76 y normas contables brasileñas. Por tanto, la estructura del instrumento debe seguir un patrón básico y, por tanto, es similar al documento de otras empresas.

La información obtenida en el plan de cuentas se utilizará como base para la elaboración de estados financieros, tales como Hoja de balance y estado de flujos de efectivo.

Plan de cuentas de gestión

A diferencia de la contabilidad, el plan de cuentas de gestión no necesita seguir un estándar. Está hecho de una manera más simplificada, para ser utilizado en administración de empresas.

Este tipo de plan de cuentas ayuda en la toma de decisiones organizativas y facilita la preparación de informes financieros.

El documento puede aprovechar la información del plan de cuentas y organizar los datos estratégicamente, en función de las necesidades y prioridades de la gestión empresarial.

Integración de planes

Como ya se mencionó, el plan de cuentas se utiliza para producir el plan de cuentas de gestión. Para facilitar el proceso, es interesante automatizarlo mediante software especializado.

¿Para qué sirve el plan de cuentas?

La contabilidad de una empresa es responsable de la preparación de varios estados financieros, informes, documentos y los controles . Para ello, deberá organizar las entradas y salidas de acuerdo a las necesidades de la empresa y requisitos legales.

Para que el trabajo sea efectivo, todos los profesionales y sectores involucrados deben seguir un mismo modelo, es decir, seguir un estándar para asegurar una comunicación optimizada.

En otras palabras, con el plan de cuentas, todas las transacciones se tratan de la misma manera en extractos, informes y otros documentos. Descubra para qué sirve la herramienta:

  • preparación de estados financieros;
  • análisis de la situación financiera, económica y patrimonial;
  • estandarización de registros contables;
  • elaboración del presupuesto de la empresa;
  • optimización del trabajo en el sector contable y financiero;
  • proporcionar datos útiles para la administración de empresas.

Estructura ideal del plan de cuentas

La estructura del documento es diferente según el tipo de plan de cuentas desarrollado. El plan de cuentas debe dividirse en:

  • Activos: activos corrientes, no corrientes, a largo plazo, inversiones, activos fijos, activos intangibles;
  • Pasivos: patrimonio corriente, no corriente.
  • Resultado del año: ingresos y gastos.

La gestión se puede organizar según el segmento y las necesidades específicas de la empresa, siempre con el objetivo de clasificar los flujo de fondos entradas y salidas.

Vea 4 consejos para hacer un plan de cuentas

Ahora comprenda las etapas fundamentales de su desarrollo.

  1. Enumere la información que se utilizará

Es muy importante organizar los datos presentes en el plan de cuentas para asegurar su efectividad. Por lo tanto, enumere todas las cuentas que entrarán en el documento y defina los grupos a los que pertenece cada una.

Siempre es interesante que los datos estén organizados en niveles y subniveles para facilitar la visualización y, por tanto, la comprensión. Si es necesario, se pueden poner notas e indicaciones de uso para asegurar el uso correcto de la herramienta.

  1. Comprender las diferencias entre conceptos.

Quienes trabajan con la contabilidad siempre deben estudiar para asegurar la calidad de su trabajo. Esto es importante para mantenerse al tanto de las actualizaciones en el campo, nuevas leyes y regulaciones, así como para asegurar que el conocimiento adquirido no se olvide.

Un error común que compromete la calidad de cualquier plan de cuentas es la confusión entre conceptos. Para evitar problemas, es fundamental asegurarse de que todos los profesionales interesados ​​sepan los gastos, costos, gastos son , entre otros términos que estarán presentes en la herramienta.

  1. Aprovecha la tecnología

En el pasado, el plan de cuentas tenía que hacerse con papel y bolígrafo, lo que hacía que el proceso fuera mucho más largo, complicado y propenso a errores. Afortunadamente, hoy en día existen software de gestión y hojas de cálculo que facilitan mucho esta tarea.

Las herramientas tecnológicas son útiles para desarrollar, alimentar y visualizar la información en el plan de cuentas de la mejor manera posible. Vale la pena buscar la alternativa que mejor se adapte a las necesidades del negocio, dado el presupuesto, tamaño y segmento del negocio.

  1. Considere la estructura del plan de cuentas.

Para comprender los datos, los grupos y las clasificaciones del plan de cuentas, es importante saber qué informes se generarán. Como ya dijimos, uno de los propósitos principales de esta herramienta es apoyar la producción de estados financieros y otros documentos financieros.

Por tanto, la información necesaria para el desarrollo de esta documentación debe incluirse en el plan de cuentas desde el principio para evitar reelaboraciones o errores en la interpretación de los datos.

Como hemos visto, el plan de cuentas tiene varias ventajas para las organizaciones. El instrumento estandariza las transacciones financieras, asegura la correcta interpretación de la información y ayuda a mejorar la toma de decisiones. Además, es necesario para el cumplimiento de obligaciones tributarias.

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