¿Conoce los KPI que mejor se adaptan a sus proyectos? Cada vez más líderes buscan métricas, herramientas y estrategias que les ayuden a gestionar sus proyectos. El buen gerente de hoy es, sin duda, el que logra medir los factores de los proyectos que maneja bien, principalmente los críticos.

La expectativa de cualquier directorio con sus gerentes es que los proyectos no solo sucedan, sino que se ejecuten de manera saludable y planificada. Por tanto, el papel del gestor consiste en medir sus proyectos para obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo y coste.

Hay varias herramientas y métricas de diseño. Un elemento fundamental para cualquier buen gestor son los KPI, métricas centradas en los aspectos más críticos de un proyecto. ¿Qué hay de nuevo? ¿Está interesado en saber más? ¡Así que sigue leyendo gente y descúbrelo!

¿Qué son los KPI?

Los KPI son métricas de análisis de rendimiento para indicar factores críticos relacionados con cualquier proyecto en una empresa. Es importante comprender la diferencia: cada KPI es una métrica, pero cada métrica no es un KPI. En inglés, los “indicadores clave de desempeño” son “indicadores clave de desempeño”: mientras que las métricas observan el comportamiento durante un largo período de tiempo, un KPI se enfoca en cuestiones críticas que influyen directamente en los resultados del proyecto.

Cada proyecto presenta problemas críticos que, sin la atención y la acción adecuadas, pueden frustrar el resultado esperado. Mediante el uso de KPI, el gerente puede identificar dónde hay ruido de comunicación, retrasos en la producción, fallas en la entrega, etc. y, a partir de ahí, tomar decisiones firmes hacia posibles soluciones.

5 características de cada KPI

Los indicadores de desempeño (KPI) que elija para su proyecto deben, necesariamente, tener ciertas características para que realmente sirvan como una métrica necesaria. En este artículo verás cómo elegir el más adecuado a tu realidad, pero independientemente, cada KPI debe ser:

  1. Medible: un KPI solo es válido cuando es posible analizar sus datos y factores y ofrecer al líder y al equipo información medida sobre el tema en cuestión (ya sea análisis de costos, productividad, tiempo invertido, etc.);
  2. Alcanzable: un KPI para indicar y medir plazos, por ejemplo, debe, como cualquier objetivo, ser alcanzable, y no debe construirse sobre la base de una realidad idealista que no sea coherente con la vida diaria del equipo;
  3. Comprensible: un KPI, métrica u otra métrica solo es útil si los afectados pueden comprender los datos que se muestran. Recuerde: un indicador puede ser complejo, pero nunca complicado. La claridad es esencial para la eficacia de un KPI;
  4. Temporal: un KPI que no tiene en cuenta un tiempo específico no es un KPI ni una métrica efectiva. Es necesario definir en qué momento y en qué contexto se aplicará la métrica;
  5. Realista: Un KPI debe ser realista hasta el punto de que el gerente pueda presentar abiertamente al equipo qué puntos se han tenido en cuenta para respaldar el indicador. Para ello, el indicador debe utilizarse de manera realista en todos los contextos involucrados en el proyecto.

¿Qué puedo metrificar con un KPI?

Al aplicar un KPI a su proyecto, puede medir situaciones críticas como costos, plazos, productividad, etc. Hay una infinidad de KPI’s y no todos son aptos para cada tipo de proyecto, pero algunos son imprescindibles para que cualquier gestor pueda medir sus resultados. Entre los KPI más utilizados, hablemos de tres que pueden traer beneficios inmediatos a los gerentes y equipos que los ponen en práctica. Para verificar:

KPI para medir la brecha de esfuerzo

El cronograma del proyecto necesariamente incluye una planificación del esfuerzo que se realizará para una entrega determinada. Esta planificación puede ser en horas, días o meses, según la importancia de la solicitud, pero también en sprint, en el caso de metodologías ágiles de proyectos .

Esta estimación de esfuerzo puede basarse en experiencias previas, informes de proyectos ya realizados o en la técnica PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) que consiste fundamentalmente en establecer tres estimaciones de esfuerzo (una excelente, una probable y una muy nula). Según el resultado del uso de este KPI, es posible evaluar dónde la planificación fue inexacta y mejorarla para los pasos posteriores.

KPI para medir los costos del proyecto

Uno de los indicadores más utilizados, el IDC – Indicador de rendimiento de costos se utiliza para medir si se han cumplido los costos planificados para una tarea o si se ha extrapolado el presupuesto. Esta medida es fundamental para que el presupuesto global del proyecto no se vea comprometido y se puedan implementar las correcciones necesarias.

Normalmente, el CDI se calcula dividiendo la cantidad realmente gastada en la actividad por la cantidad estimada. Si el cálculo es 1, está dentro del presupuesto; si es menor que 1, está fuera del presupuesto; y si resulta más de 1, es mejor que el presupuesto previamente planificado.

KPI para medir la rentabilidad del proyecto

El ROI (retorno de la inversión) es probablemente el KPI más utilizado en todas las áreas de gestión que implican costes y beneficios del proyecto. El ROI es esencialmente un cálculo que tiene en cuenta las ganancias del proyecto y resta el costo. Por ejemplo: por el desarrollo de un sistema, la empresa cobrará 15.000 reales y tendrá un costo interno total de 5.000 reales. El KPI en cuestión indicará que el ROI, el retorno de la inversión, es de 10.000 reales.

Nuestro Libro electrónico de KPI en la gestión de proyectos: la guía completa le enseña cómo utilizar algunas de las técnicas mencionadas aquí en la práctica y qué significan los resultados de la fórmula. ¡Accede y continúa tu aprendizaje!

4 pasos para identificar los KPI más adecuados para su proyecto

Conozca qué son los KPI, cuáles son sus principales características y conozca algunas de las principales, sobre la pregunta: «¿Cómo identifico los KPI más adecuados para mi proyecto?» «. Para que sepas elegir los mejores indicadores de tu realidad, ¡te hemos traído 4 pasos prácticos para llevar a cabo hoy!

1. Evaluar metas y demandas

Por muy bueno que sea un indicador, no tendrá sentido si no está en consonancia con los requisitos de su proyecto y los objetivos de su gestión. Por ejemplo: si desea conocer sus ingresos promedio, un KPI de entrada promedio (valor vendido dividido por el número de ventas) será mucho más útil que un KPI de tasa de conversión (porcentaje de ventas realizadas en cada intento);

2. Tener en cuenta los indicadores clave de rendimiento cualitativos y cuantitativos

Para evaluar la entrega a tiempo del proyecto o un índice de productividad basado en las demandas, un KPI cuantitativo funciona bien para eliminar la subjetividad de los datos. Ahora, cuando se trata de la satisfacción del cliente, el interés en nuevas compras o el potencial de lealtad y repetición de ventas, los números no son suficientes, y los KPI cualitativos basados ​​en encuestas y entrevistas pueden funcionar bien.

3. Prefiera KPI con datos almacenables

Los indicadores de desempeño que elijas atenderán tu solicitud en el momento del análisis. Sin embargo, cuando el gerente construye no solo un análisis de la información, sino una base de datos con los KPI utilizados, existe la posibilidad de realizar encuestas a posteriori que puedan considerar las evoluciones y los errores del equipo a largo plazo. ¡Para que esto sea posible, es fundamental elegir KPIs que correspondan a las características que hemos indicado al principio de este artículo!

4. ¡La gestión de proyectos con indicadores marca la diferencia!

Después de explorar las posibilidades de los KPI, seguramente podrá medir el desempeño de su equipo en sus proyectos de una manera mucho más calificada. Si quiere hacer aún más por su gestión, accede a nuestra demostración sobre cómo funciona Artia , sistema completo para ayudarte a gestionar tus proyectos!

Por F. Tips

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.